Vill du bli kompis med dina kunder?
Följ våra utskick!
Bygger du en egen webb för en digital årsredovisning eller om du lägger till en undersida på den befintliga webben och ser till att den är rejält genomtänkt och anpassad för det du vill och behöver ha i en årsredovisning, har du ett skal som du kan återanvända flera år. Kostnaden kan förstås vara högre år ett, men det är något som du sparar in redan år två.
– På så sätt är en webbaserad årsredovisning en bra investering. Man effektiviserar arbetet och kapar många steg i korrekturhanteringen i och med att man som uppdragsgivare har tillgång till adminläget, säger Malin Johansson, produktionsledare på Blomquist Communication och som har varit med i arbetet med Familjebostäders och Stockholms stads digitala årsredovisningar.
Att publicera årsredovisningar online kan alltså vara billigare än att producera och distribuera tryckta versioner, särskilt för företag med en stor mängd intressenter eller internationell närvaro.
Tiden är också en faktor. När du väl har skalet kommer du att spara rejält med tid för layout och original. Självklart behöver du alltid uppdatera siffror och texter mellan åren. Kanske även färger och grafik, tabeller och diagram.
– Men har du skalet på plats är det en smal sak jämfört med hur många hittills jobbat med sina tryckta årsredovisningar, menar Helena Lager, design director på Blomquist.
Hon fortsätter:
– Vi tog exempelvis fram Familjebostäders digitala årsredovisning. Den följer fortfarande samma upplägg årligen trots att Familjebostäder inte längre är en uppdragsgivare.
Hållbarhet är ytterligare ett argument, även om lagringsutrymme etc. i serverhallar förstås också orsakar en del utsläpp. Men det går inte att komma ifrån att digitala årsredovisningar minskar behovet av att trycka och distribuera fysiska kopior, vilket i sin tur både minskar pappersförbrukningen och er miljöpåverkan. Det kanske också är nåt att skriva om i hållbarhetsdelen av årsredovisningen?
En omfångsrik årsredovisning imponerar förstås. Särskilt när den dimper ner i brevlådan. Men kostnaderna för att distribuera trycksaker fortsätter att stiga.
– Med en digital årsredovisning möter du gällande tillgänglighetskrav i samband med publicering, och dessutom blir distributionskostnaderna låga. Allt som behövs är en länk i ett mejl, spridning i egna sociala kanaler eller en qr-kod på ett vykort om du ändå vill skicka något fysiskt, föreslår Malin Johansson.
Visserligen kan man ofta ladda ner en ”tryckversion” av årsredovisningen i pdf-form och söka efter nyckelord i den. Men en digital årsredovisning kan även inkludera funktioner som sökbarhet och länkar till fördjupande information eller till en podd.
På så sätt gör du det möjligt för dina användare att snabbt hitta det de söker eller lära sig mer.
De allra flesta webbsidor är ofta mycket mer anpassade för digital läsning oavsett om det är på webb, läsplattor eller mobiler jämfört med pdf:er på nätet.
Det här är en ofta underskattad fördel med digitala årsredovisningar.
– Stora organisationer med väl inarbetade rutiner kan ha en något svårare övergång till att digitalisera publikationer, men när arbetet är genomfört ser man fördelar med att skapa en trevlig upplevelse genom t.ex. rörlig infografik. Dessutom kan du mäta hur många besökare just din årsredovisning har, och utifrån dessa siffror förbättra och skruva inför kommande år, säger Malin Johansson.
Myndigheter och andra offentliga aktörer måste följa lagkravet på tillgänglighetsanpassning av allt som publiceras på webben. Om din tryckta årsredovisning publiceras som en pdf på webben behöver allt innehåll vara korrekt tillgänglighetsanpassat.
– Att skapa tillgänglighetsanpassade pdf:er enligt konstens alla regler är en resa som har gett många lärdomar. Här gäller det att ha en välarbetad grundfil med H1:or, H2:or, H3:or, alt-texter osv samt att all grafik uppfyller kontrastkraven. Det är oerhört viktigt att läsordningen blir korrekt så mottagaren förstår vad som presenteras, annars är arbetet som bortkastat, säger Malin Johansson.
Genom att du kan jobba direkt i webbgränssnittet kan flera vara inne och lägga in texter, korrekturläsa med mera innan den slutgiltiga versionen publiceras. Då kan underlaget snabbt och enkelt uppdateras.
Här kan du ju även lägga till ett avsnitt där den absolut senaste informationen kan uppdateras. Detta gör det möjligt att hålla kunder, aktieägare, press med mera informerade i realtid om ert finansiella läge och andra relevanta händelser. Den delen är extremt svår, för att inte säga omöjlig, att ha med i en tryckt årsredovisning.
En stor kostnadspost för printversioner av årsredovisningar är layoutarbetet. Ofta görs stora delar av layouten innan eller parallellt med författandet av texter. Och när texterna kommer är de sällan anpassade till layouten. Det gör att text behöver flödas om, och layouten ändras, vilket är ett tidsödande moment som även påverkar tryckkostnaden.
På webben är det (ofta) annorlunda. Där kan sidan fortsätta och bli längre om texten är längre. Det behövs inga sidbrytningar eller layoutförändringar för att exempelvis den hållbarhetsansvarige skriver en text som är dubbelt så lång som det först var tänkt.
I print kan du inte ha med rörligt material. Det går visserligen att lägga in film i en pdf, men på webben är det en självklarhet. Där kan du ta med multimediaelement som videor och på så sätt skapa en mer engagerande upplevelse.
– Med film kan du framföra budskapen lite mer varmt och personligt, ofta med en lite mänskligare touch. Filmer i digitala årsredovisningar bryter också av texter och diagram. Du kan låta vd:n berätta något i en kort film. Eller låta ekonomichefen förklara det viktigaste kring årets resultat och peka på siffror på en whiteboard. Du kan filma personalchefen som stolt meddelar att antalet sjukdagar har minskat under året. Möjligheterna är många, säger Sara Kjellander, filmansvarig på Blomquist.
Korta filmer livar upp din årsredovisning och får den att stå ut i jämförelse med de andra företagens, organisationernas eller myndigheternas hopplöst föråldrade trycksaker.
Och det går förstås att lägga in ljudklipp om du vill.
– En annan sak som gör att en digital årsredovisning är en snyggare lösning är att du kan få statistiken att växa fram. Du kan tydligt jämföra mellan år. Det gör ofta att användaren också nästan leker sig fram till mer kunskap, säger Helena Lager.
Ja, hur är det då med att årsredovisningar måste sparas? Blir inte webben en grej som riskerar att försvinna när man byter webbhotell? Och måste det ändå inte göras en printversion?
– Ett par kapitel i årsredovisningen kan produceras som nedladdningbara/utskrivbara pdf:er som komplettering eftersom många använder årsredovisningen som ett arbetsverktyg. Det kan vara, exempelvis förvaltningsberättelse och resultat- och balansräkning, säger Malin Johansson.
Digitala årsredovisningar erbjuder flera fördelar bland annat i form av tillgänglighet, interaktivitet, aktualitet, miljövänlighet och kostnadseffektivitet jämfört med traditionella tryckta versioner.
Det är fördelar som också underlättar för dig i ditt arbete med årsredovisningen. Det kanske till och med blir lite roligare också!
Exempel på årsredovisningar som vi har digitaliserat
Hör av dig till oss om du vill diskutera formen och plattformen för din nästa årsredovisning.
Vi sparar information om ditt besök i cookies. Läs vår policy här →